Как изменить должностной оклад в штатном расписании. Предупреждение сотрудника об изменении оклада. Заполнение «шапки» документа

Ситуация с заработной платой в компании может меняться в зависимости от развития и финансового состояния предприятия, экономической ситуации в стране. Как правильно отобразить эти изменения в документообороте предприятия, какие требования Трудового Кодекса? Об этом далее, подробнее, в статье.

Можно ли изменить оклад в штатном расписании?

Зарплата может изменяться как в большую, так и в меньшую сторону. Трудовой Кодекс РФ включает в себя регулирование изменений заработной платы. Основным критерием этого является законное обоснование подобных изменений в компании.

К ним относят:

Структурные преобразования;
Сокращение функциональных обязанностей сотрудников в связи с началом компанией использования аутсорсинговых услуг;
Снижение рентабельности предприятия, объемов его продаж или производства, что влияет на зарплатный фонд;
Как альтернатива сокращению штата.

Об изменении ставки, как в сторону повышения, так и уменьшения, согласно ТК РФ, необходимо оформить документально и юридически правильно и по закону. Штатное расписание является важным документом для кадровика и бухгалтерии. Его используют для начисления зарплаты. Поэтому частым вопросом есть: «Как изменить оклад в штатном расписании?» Изменение размера оклада обязательно должно быть отображено в расписании, но этому предшествует ряд процедур. Так об изменении размера ставки, предприятие должно уведомить своих сотрудников за два месяца в виде уведомительного письма.

Издание указа об изменении размера ставки и ознакомление сотрудников;
Подписание допсоглашений об изменении условий оплаты;
Издать и утвердить указ о внесении изменений в штатное расписание;
Внесение записи в личную карточку работника (Т-2).

Если предприятие просто повысило ставку и непереподписало с сотрудниками трудовые договора, это необходимо затребовать к исполнению самим работникам, ссылаясь на ТК РФ, чтобы например, при увольнении с ними не рассчитались по старому окладу. Доказывать в таком случае, что с вами рассчитались по давней меньшей ставке, будет сложно, потребуется время и возможно обращение в суд.

Уменьшение оклада в штатном расписании

Понижение ставки, согласно ТК РФ, возможно только с согласия работника и перезаключения с ним трудового контракта на новых условиях. Работник имеет право отказаться от его переподписания.

Есть исключения, предусмотренные законом, которые не требуют согласия сотрудника на понижение оклада:

Реорганизация компании;
Если это мера является предупреждением сокращения штата;
При переиндексации, которая также предусмотрена ТК РФ, как в плане понижения, так и повышения ставки. Работники, имеют полное право, через суд, но с предварительной претензионной работой, требовать от предприятия повышения оклада в связи с измененным индексом.

Все изменения в документации: трудовом договоре, штатном расписании, личной карточке вносятся на основании соответствующего указа.

Приказ об уменьшении оклада в штатном расписании перед передачей на утверждение руководителю, должен быть согласован со всеми смежными службами (отделами, департаментами):

Руководителем кадрового отдела;
Главным бухгалтером;
Главным юристом;
Генеральным руководителем предприятия или учредителем.

Утверждают предварительно проект, на подпись, передают документ оформленный на официальном бланке организации.

Единой формы указа нет, его оформляют как принято в каждой компании, но с соблюдением требований документооборота к распорядительным документам. Указ должен содержать:

Полное юридическое название компании;
Дату составления;
Регистрационный номер указа;
Обязательно – указание причин изменений размера ставки;
ФИО работников, должности, новый размер ставки;
Дата введения обновленного штатного распорядка;
ФИО ответственного за переподписание трудовых контрактов;
Обязать главного бухгалтера начислять зарплату по новой ставке с указанной даты;
ФИО ответственного за исполнение указа.

Увеличение окладов в штатном расписании

Приказ об увеличении оклада в штатном расписании составляют по общим правилам документооборота. Это также обязательно, как и оформление понижения размера ставки. При отсутствии документального подтверждения увеличения размера ставки возможны недопонимания и неурядицы в начислении зарплаты в случае:

Смены руководителя;
Смены главбуха;
При увольнении сотрудника и расчета с ним;
При начислении пенсии, пособий.

Наказ должен содержать название документа, его дату и номер регистрации, а также обязательным условием считается указание в преамбуле причины повышения размера ставки.

Это необходимо:

Для самого учредителя, руководителя для анализа своих решений и экономической деятельности компании;
Для истории при смене руководителя, главного бухгалтера (для их приемников);
Список сотрудников с указанием должностей и новых размеров ставки;
В этом же наказе, определить ответственного за подписание дополнительных соглашений с каждым сотрудником с указанием нового размера оклада;
Обязать с определенной даты, главного бухгалтера, начислять зарплату по новым условиям;
Указать ответственного за исполнение данного распоряжения (контроль всех пунктов).

Проект наказа согласовывается с руководителем, главными юристом и бухгалтером, директором компании.

Изменение оклада в штатном расписании – образец приказа

Изменения данных о размере ставки в штатном распоряжении – обязательная процедура. Если эти изменения не отображены, будет некорректно насчитываться не только зарплата. Это в дальнейшем повлияет на расчет пенсии и других пособий. При проверке налоговой инспекции, если суммы выплат не будут соответствовать размерам окладов в штатном расписании, предприятие будет оштрафовано. Именно поэтому важно отображать все изменения условий оплаты в штатном распоряжении.

В данной статье мы рассмотрим как изменить оклад сотруднику, какие документы необходимо оформить и какими законодательными актами нужно руководствоваться при данном действии.

Законодательное регулирование вопроса

Законодательное регулирование вопроса осуществляется Трудовым кодексом РФ. В частности описывает условия изменения трудового договора (далее по тексту – ТД). устанавливает обязанность указания оклада в ТД.

Какие пункты трудового договора можно поменять

В Трудовом кодексе указано, что можно изменить некоторые условия в ТД по инициативе работодателя, но нельзя изменять трудовую функцию работника. Также в статье 74 ТК РФ говорится об обязанности работодателя заранее предупредить работника о меняющихся условий. Указан даже конкретный срок, за которые работник должен быть предупрежден, этот срок равен двум месяцам.

Важно! Если сотрудник не согласен с изменениями в ТД, то он увольняется с указанием такой причины - отказ сотрудника от продолжения выполнения трудовых обязанностей по причине изменения условий ТД.

Возможность указания такой причины при увольнении устанавливается статьей 77 Трудового кодекса пунктом 7.

Отказ работника от режима неполного рабочего времени

Когда работодатель принимает решение из-за производственной необходимости сократить рабочее время и ввести сотруднику режим неполного рабочего времени, то в такой ситуации сотрудника имеет право отказаться от предложенных работодателем условий. При этом сотрудник увольняется работодателем с сохранением всех привилегий - с выплатой компенсации. Об этом сказано в статье 81 пункте 2 ТК РФ .

Как изменить оклад сотруднику

Если руководитель компании или предприниматель решил изменить оклад сотрудника, то нужно оформить следующий перечень документов:

Приказ руководителя об изменении оклада;
Дополнительное соглашение к ТД с сотрудником.

Предупреждение сотрудника об изменении оклада

По ТК РФ сотрудник должен быть предупрежден об изменении условий договора. В какие сроки нужно предупредить работников указано в таблице.

За срок до даты изменения оклада, указанный в таблице, сотрудник должен получить уведомление, оно может быть составлено в произвольной форме. Но рекомендуется, чтобы на одном экземпляре уведомлении стояла подпись сотрудника в получении уведомления. В случае разбирательств в суде, подпись сотрудника будет доказательством того, что он был предупрежден об изменении оклада заблаговременно.

Важно! При увеличении суммы заработанной платы ждать истечения срока двух месяцев не нужно. Подпись под дополнительным соглашением к ТД будет являться соглашением сторон.

Доп.соглашение к Трудовому договору

Дополнительное соглашение об изменении размера оплаты труда

Доп.соглашение составляется в двух экземплярах, также как и ТД и подписывается обеими сторонами. В дополнительном соглашении к ТД нужно указать размер нового оклада и дату, на которую вступают изменения. Как правило, все изменения оклада вступают в силу с начала месяца.

Приказ об изменении оклада

Приказ готовится бухгалтерской или кадровой службой предприятия или же директором при отсутствии бухгалтерской и кадровой службы. В приказе устанавливается:

Причина изменения оклада;
Сотрудник, которому вводится новый оклад;
Размер заработанной платы - сам оклад для сотрудника;
Дата начала применения дополнительного соглашения с сотрудником.

Приказ подписывает руководитель компании и сотрудник, которому меняется оклад. Унифицированной формы для данного действия не предусмотрено, поэтому компания или предприниматель может самостоятельно разработать приказ. Образец Приказа на изменение оклада можно скачать здесь:

Приказ на изменение оклада

Если кадровый учет ведется с использованием программы 1-С Бухгалтерия, то Приказ об изменении оклада может быть оформлен в программе как Кадровое перемещение. Главное не забыть указать номер и дату ТД с сотрудником, а также причину - обоснование изменения оклада.

Выводы

Чтобы правильно оформить изменение оклада сотрудника, нужно ознакомится с информацией по данному вопросу в Трудовом Кодексе. Если оклад повышается, то об изменении не обязательно заранее сообщать сотруднику. Если оклад уменьшается, то в основных случаях необходимо предупредить работника заранее - за 2 месяца. Правда если работодатель является религиозной организацией, то этот срок уменьшается до одной недели. А если работодатель является физическим лицом, то срок, за который нужно предупредить сотрудника об уменьшении заработанной платы, равен 14 дням.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: Как подтвердить документально информацию о том, что сотрудник предупрежден заранее об изменяющемся размере заработанной платы?

Ответ: Для того, чтобы у работодателя было документальное подтверждение того, что он уведомил сотрудника об изменяющемся окладе, нужно составить уведомление в двух экземплярах. Один экземпляр вручить сотруднику. А второй экземпляр с отметкой сотрудника в получении оставить у себя.

Вопрос: За какой срок должен предупредить об уменьшении размера оплаты труда своего работника индивидуальный предприниматель.

Ответ: Индивидуальный предприниматель должен уведомить сотрудника об уменьшении заработанной платы за 14 дней до вступления в силу нового оклада. Об этом сказано в статье 306 Трудового кодекса.

Вопрос: Может ли организация не соблюдать срок в два месяца для уведомления сотрудника при увеличении суммы заработанной платы своему сотруднику?

Ответ: При увеличении суммы оклада можно не соблюдать двухмесячный срок.

Вопросом, как оформить изменение текущего должностного оклада сотрудника, работодатели задаются не только при желании уменьшить затраты на выплату финансового вознаграждения труда, но и в случае необходимости . С целью защиты имущественных прав обеих сторон, законом установлен четкий порядок внесения изменений в вопросы начисления заработных плат, которые позволяют также менять сумму оплаты изначального оклада.

Больше о понятии

В большинстве случаев размеры выплат за сделанный труд основываются на установленном минимальном размере зарплат. С начала 2019 года эта сумма составила 5 965 рублей (без учета отчислений в пользу государственного бюджета). Но ежегодно указанная цифра меняется, как правило, в пользу повышения, и руководители предприятий сталкиваются с необходимостью внесения изменений в локальные расчетные документы. Но допустима и обратная процедура, которая, наоборот, снижает уровень дохода трудящихся, что чревато длительными судебными спорами. И чтобы быть юридически максимально защищенным, нужно подходить к процессу изменений правильно.

Должностной оклад – это фиксированная плата рабочей силы за выполнение определенных служебных обязанностей. Согласно требованиям трудового законодательства, сумма ожидаемой минимальной платы на должности должна быть прямо указана в рабочем контракте. Не допускается добавление в соглашение пунктов, которые позволяют работодателю менять условия денежных начислений в одностороннем порядке (как это обычно делают банковские учреждения с целью увеличения выплат по процентам).

Основания корректировки

Изменение условий оплаты труда в области установленного объема оклада строго регулируется законодательством, которое предусматривает ограниченный список оснований для коррекции суммы выплат. Так, изменяется размер выплат исключительно в таких случаях:

по обоюдному соглашению сторон;
при реорганизации предприятия.

Важно! Оплата труда по инициативе работодателя, без согласования с сотрудником, не допускается.

Что касается возможных причин корректировки обусловленных сумм, то увеличить оклад можно каждому отдельному служащему за ответственное отношение к работе и предоставление хороших результатов производства. Также приветствуется изменение условий оплаты труда в пользу всего трудового штата, что может быть связано с развитием предприятия и увеличением прибыли или же с проведенной реорганизацией, что сказывается на объеме выполняемых обязанностей работниками.

Читайте также Понятие прогула, ответственность и порядок оформления

Для того чтобы уменьшить сумму выплат, необходимо иметь вескую причину, а именно изменение организационной структуры учреждения (слияние, разделение, уменьшение штата, смена вида деятельности и, как следствие, потеря дохода). Но даже при констатации таких причин одной инициативы руководителя фирмы мало. Нужно ознакомиться с вопросом, как оформить изменение должностного оклада сотрудника с соблюдением правовых норм.

Прирост

Оформление увеличения оклада доступно по обоюдному волеизъявлению сторон. Это самый простой способ, который исключает жалобы со стороны работника и позволяет провести все изменения в кратчайшие сроки. При этом никаких заявлений и ходатайств сотруднику составлять не нужно. Изменение системы оплаты труда – это обязанность руководителя учреждения, а также работников кадрового аппарата и бухгалтерии. При этом алгоритм действий подразумевает такие шаги:

составление дополнительного соглашения;
оформляется распорядительный документ начальника о повышении выплат;
корректировка содержания штатных документов.

Допсоглашение – это официальный двухсторонний документ, который утверждается подписями работодателя и служащего, цель какого внести изменения в основной договор найма. Данное соглашение содержит всего два пункта. В первом указано о повышении оклада с фиксацией конкретной суммы выплаты. Второй пункт обязывает ответственных сотрудников внести все изменения в финансовые и кадровые бумаги фирмы. Чтобы составить дополнительное соглашение, не обязательно использовать образец, поскольку документ составляется в относительно свободной форме. Главное, это правильная фиксация всех атрибутов.

Повысить зарплату можно исключительно на основании распорядительной бумаги руководителя фирмы. Приказ составляется несколькими образцами, которые направляются в кадры и бухгалтерию. И последний шаг – это внесение изменений в штатное расписание, где указывается, что повышается зарплата конкретных работников.

Снижение

Когда зарплату увеличивают, то со стороны служащих не возникает никаких вопросов, а уменьшение ставки может встретить негодование со стороны работников. Поэтому требования федерального закона к проведению смены оклада в сторону уменьшения более конкретны. Так, порядок проведения процедуры требует:

подтверждение оснований (документы реорганизации, которые повлияли на штат и способ выполнения трудовых обязанностей);
смена содержания штатного расписания (с указанием последующего способа выполнения труда, объемов служебных обязанностей, а также фиксированной минимальной оплаты);
выдача приказа руководителя;
уведомление об изменении оплаты труда направляется сотруднику для ознакомления под подпись, которое должно быть направлено, минимум, за два месяца до вступления изменений в силу ;
принятие решения о дальнейшем труде сотрудника, чей оклад меняется.

14.03.2017

Давайте пошагово разберем процесс, как в 1С 8.2 изменить оклад сотруднику.

Если вы используете «панель функций», то вам необходимо открыть программу, зайти в закладку «кадры» и там, среди значков, отыскать необходимый – «кадровое перемещение». Случается, что в самом начале работы программа отказывается открывать «панель функций». В таком случае вам необходимо будет зайти в главное меню и уже там найти пункт «кадры». Нажимайте на него, после чего перед вами откроется пункт меню «кадровое перемещение организаций».

На данном этапе перед вами будет открыт журнал с кадровыми перемещениями. В этом разделе необходимо найти кнопку «добавить» и нажать на нее. С ее помощью вы будете формировать новый документ.

Уже в новом документе вам предстоит заполнить все необходимые параметры и не забыть указать дату создания документа, а также название организации.

В зависимости от того, собираетесь ли вы изменить оклад в 1С 8.2 одному сотруднику или нескольким, можно пользоваться кнопкой «+». Она добавляет пустые строки для ввода информации о новых сотрудниках в списке. Помните, этот инструмент используется исключительно для добавления сотрудников в ручном режиме.

Когда новая строчка сформирована, найдите колонку «работник», выберите нужного сотрудника и внесите необходимые изменения. Если же вы вводите информацию сразу о нескольких работниках организации, то удобней будет это делать с помощью кнопки «подбор». Она находится в том же меню, что и «+». Чуть ниже этих кнопок находится таблица, где отражены взносы, начисления и удержания. В ней вам предстоит сделать все изменения согласно новой тарификации. Когда все изменения в оклады сотрудников внесены и проверены, находите столбец «действие» и смело нажимайте кнопку «изменить».

В окошке нужно нажать на кнопку «ок», чтобы документ был записан и проведен. В большинстве типовых ситуаций этого уже будет достаточно для того, чтобы запомнить, как в 1с Бухгалтерия изменить оклад и применять эти навыки на практике. Но чтобы полностью усвоить принципы работы и решать не только типовые, но и не совсем стандартные задачи, нужно усвоить еще несколько методик.

Например, иногда случается, что необходимо внести изменения по всем сотрудникам на предприятии или же по подразделениям, занимаемым должностям. В этом случае вам подойдет простой способ:

нажимайте на кнопку «заполнить»;

выбирайте необходимые опции;

автоматически заполняйте документ соответствующим списочным составом.

Когда вы работаете с большими объемами информации и числом записей, можно облегчить себе работу. Чтобы не запутаться и не сделать лишних ошибок, применяйте опцию «групповое изменение». Найти ее вы можете в нижней части таблицы.

На этом процесс изменения оклада в 1С касательного одного или нескольких сотрудников заканчивается. Как только проведение завершено, все изменения информации в таблицах сохранены в системе и будут использоваться в дальнейшем.

Как правило, об увеличении должностного оклада какому-либо сотруднику просит его непосредственный руководитель. Он составляет служебную записку (образец на стр. 39.). Что касается уменьшения должностного оклада, то тут желание линейного начальника не берется в расчет. Сократить сумму оклада можно только по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (ст. 74 ТК РФ). Это могут быть изменения в технике и технологии производства, совершенствование рабочих мест на основе их аттестации, структурная реорганизация производства. Главное, чтобы не ухудшалось положение работника по сравнению с условиями коллективного договора, соглашения*. В противном случае, если работник обратится в суд, изменение оклада будет признано незаконным.

Пример

Надежда К. работала мастером конвейерного цеха №3 на заводе «Спецмонтажкрепление». После полной модернизации цеха и замены старого технического оборудования на новое, работа Надежды стала намного проще. Теперь ей не требовалось вручную настраивать конвейерную ленту и постоянно следить за ее работоспособностью. Эти функции выполняли автоматы. В связи с этими обстоятельствами руководство завода приняло решение об уменьшении мастеру должностного оклада на сумму 1500 руб.

Подготовительная стадия

На основании служебной записки готовится приказ о внесении изменения в штатное расписание (образец на стр. 40), в котором отмечается, как меняется оклад: увеличивается или становится меньше.

Говоря об увеличении и уменьшении должностного оклада работника, нельзя забывать, что условия оплаты труда (и должностной оклад в том числе) являются обязательными условиями трудового договора (ст. 57 ТК РФ). Если нужно изменить обязательное условие договора, работник и работодатель должны письменно заключить дополнительное соглашение (образец на стр. 41).

Процесс уменьшения оклада следует разобрать подробнее. О предстоящем изменении в одностороннем порядке обязательного условия трудового договора следует письменно предупредить работника не позднее чем за два месяца (ст. 74 ТК РФ). Это по общему правилу. Из него есть два исключения. Работодателю физическому лицу порог устанавливается в 14 календарных дней (ст. 306 ТК РФ). Религиозной организации дается на это 7 календарных дней (ст. 344 ТК РФ).

Работнику вручается уведомление , которое он получает под роспись (образец на стр. 42). Если сотрудник не согласен трудиться в новых условиях, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую работу. Это может быть как вакантная должность или работа, соответствующая квалификации сотрудника, так и вакантная нижестоящая должность или нижеоплачиваемая работа, которую работник может выполнять с учетом состояния здоровья (ст. 74 ТК РФ). Для этого сотруднику под роспись вручается список подходящих для него вакансий (с указанием сумм должностных окладов).

Примечательно, что работодатель должен предлагать сотруднику вакансии, имеющиеся у него в данной местности (то есть местности в пределах административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта). Предлагать вакантные должности в других местностях нужно только, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором (ст. 74 ТК РФ). Если в итоге работник отказывается от предложенной работы или подходящей работы в организации нет, трудовой договор прекращается на основании п. 7 ч. первой ст. 77 Трудового кодекса (образец приказа об увольнении – на стр. 43).

Если в случае уменьшения заработной платы уведомление работника заранее необходимо, то возникает закономерный вопрос. А нужно ли предупреждать работника, если оклад увеличивается? Снова обратимся к статье 74 Трудового кодекса. При буквальном прочтении ее первой части становится понятным, что она регулирует отношения по уменьшению должностного оклада: в случае, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены , допускается их изменение по инициативе работодателя, за исключением изменения трудовой функции работника.

Поэтому в отношении увеличения должностного оклада действует другое правило. Он может становиться больше в любой момент по соглашению сторон трудового договора. Не надо ждать два месяца и уведомления не нужны (ст. 72 ТК РФ).

Готовим ключевой приказ

Итак, дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении должностного оклада подписано. Далее необходимо готовить приказ. Сложность в том, что унифицированной формы** для такого случая нет. Поэтому приказ составляется в свободной форме (образец на стр. 44). Данным приказом и завершается процесс изменения должностного оклада работника. Дальше кадровик знакомит сотрудника с приказом, отдает его копию в бухгалтерию для расчета заработной платы, подшивает необходимые документы в личное дело и т. д.