Большинство людей работает, сидя за рабочим столом. Но если на рабочем месте беспорядок и много отвлекающих факторов, довольно трудно сосредоточиться на работе. После того, как вы уберетесь на рабочем столе, постарайтесь как можно дольше поддерживать эту чистоту и порядок. Итак, сначала нужно разобраться на своем рабочем месте и найти способ все организовать в правильном порядке.

Шаги

Часть 1

Для начала уберите все со стола. Нужно убрать абсолютно все вещи и сложить их в большую кучу. Теперь самое время разложить все в правильном порядке, так что вам придется вытаскивать вещи из этой кучи по очереди. Но не пытайтесь навести порядок в одну минуту! Сначала нужно создать свободное пространство.

• Важно убрать со стола абсолютно все вещи, даже если вы уверены, что эта вещь все равно будет стоять на столе. В общей куче также должны оказаться: фотографии, растения, компьютер.

1. Выбросите мусор. Как только вещь становится нам больше не нужна, ее сразу же нужно выкинуть. Возможно, вам захочется сохранить кое-какие вещи, но нужно быть уверенным в том, что они вам пригодятся. Если вы не знаете, пригодятся ли они вам, отложите эти вещи в специальную коробку.

   • Любые конфиденциальные документы нужно разорвать или измельчить перед тем, как выбросить.
   • Выбросьте бумагу, пластик и все остальное, что подлежит переработке.
   • Люди, которые привыкли поддерживать свои рабочие места в чистоте, придумали поговорку: "если сомневаешься – выбрось".

2. Протрите всю поверхность стола. Даже если вам кажется, что вещи на столе совершенно чистые, повторная уборка не помешает. Протрите экран компьютера, вытрите пыль со стола, разберите и протрите ящики.

   • Чтобы очистить клавиатуру или любые другие предметы и труднодоступные места, можно использовать сжатый воздух.
   • Для влажной уборки стола и поверхностей можно развести раствор воды и белого уксуса (или купить моющее средство).
   • Поверхности, которые вам нужно протереть, включают в себя стол, ящики, полки и любые экраны (компьютера, телевизора).

Часть 3

1. Приступите к сортировке тех вещей, которые сложили в кучу. Теперь у вас есть чистый стол и большая куча убранных со стола вещей. Начните расставлять эти вещи по местам. Не пропускайте ни одной вещи. Постепенно, расставляя все по местам, выбрасывайте мусор. Положите отдельно важные вещи, которые вы собираетесь переложить на полки или в ящики.

   • Не откладывайте на потом и сразу же постарайтесь разобраться с каждой вещью. Например, если вам нужно разорвать или измельчить документ, сделайте это сразу. Если нужно выбросить какую-то безделушку – смело бросайте ее в мусорное ведро. Не откладывайте на потом.
   • Если вам понадобится больше двух минут, чтобы разобраться с определенной вещью (например, если измельчитель бумаги находится в другом здании, или вам нужно купить тряпку), эту вещь необходимо отложить и записать себе напоминание в списке дел.
   • Предметы, которые вы собираетесь переложить на стол, должны находиться в одной куче. Предметы, которые нужно будет выбросить в мусор, должны находиться в мусорном ведре. Предметы, с которыми вы еще не решили, что делать, должны лежать в третьей куче.

2. Сложите вместе все вещи, с которыми вы еще не знаете, что делать. К этим вещам относятся предметы, которые не будут располагаться на рабочем столе, но которые вы не хотите выбрасывать в мусор. Сложите эти вещи в одну коробку и положите эту коробку в шкаф или кладовку.

   • Через месяц или полгода нужно снова разобрать эту коробку. Если за это время вы не пользовались вещами из этой коробки, выбросьте их в мусор. Потому что вероятность того, что они вам еще пригодятся, очень мала.

3. Теперь нужно расставить все эти предметы по рабочему столу. Нужно брать по одной вещи из первой кучи и класть ее на рабочий стол, на полку или в ящик. Ориентируйтесь по написанным пометкам или другой организационной системе. Итак, берите по одному предмету и располагайте его на рабочем месте.

4. Старайтесь регулярно убираться на столе. Чем чаще вы убираетесь, тем легче будет сохранить чистоту и порядок. В конце дня обязательно обратите внимание на свое рабочее место и приведите его в порядок. Выбросьте мусор и уберите со стола любые ненужные бумаги и документы.

   • Если вы будете наводить порядок на рабочем столе в конце каждого дня, на следующий день вы будете возвращаться на чистое рабочее место.
   • Выделите себе один день в неделю или в месяц, чтобы наводить порядок на рабочем столе (в зависимости того, как быстро он засоряется ненужными вещами и мусором).

Если на вашем столе столько мелочей и бумаг, что некуда поставить кружку, то пора принимать экстренные меры. Не все так плохо? Можно сделать еще пару шагов для достижения идеала. Пусть Эйнштейн и говорил, что «только дурак нуждается в порядке - гений господствует над хаосом», позволю себе с ним не согласиться. Если вы не Эйнштейн и бардак на столе объективно отвлекает, снижает вашу эффективность и способствует стрессу, лучше стимулировать свою креативность другим способом. Всего несколько полезных шагов и ритуалов из этой статьи приблизят вас к победе - чистому, организованному и вдохновляющему на свершения столу.

Шаг 1. Порядок на столе начинается с размусоривания

Есть люди, которые обожают выкидывать лишние бумажки, а есть те, для кого этот шаг будет самым непростым, но начать с него необходимо. Пусть в мусор полетят просроченные документы, неактуальные заметки, сломанная канцелярия и прочая ненужная мелочь.

Шаг 2. Правильная сортировка

Посмотрите скептическим взглядом на все, что осталось после уборки. То, чем вы пользуетесь каждый день, можно оставить на поверхности стола или в ближайшем ящике. То, что вы берете раз в неделю и реже, отправьте на хранение в шкаф или на полки. Так вам будет проще поддерживать пространство организованным и чистым, а изредка встать из-за компьютера, чтобы сходить за вещью - только полезная разминка.

Шаг 3. Система хранения

Инвестировать в продуманные органайзеры - хорошая идея. Важно, чтобы они были удобными персонально для вас и, что важно, радовали глаз, тогда порядок поддерживать будет приятнее. Здорово, если в органайзере будет место для зарядки телефона, а еще лучше беспроводной ее вариант - это избавит вас от лишних проводов под рукой.

Шаг 4. Мусор в мусорку

Поскольку обещание себе «я выкину эту бумажку, когда в следующий раз буду вставать» практически никогда не работает, просто поставьте рядом со столом небольшую и симпатичную мусорную корзину.

Шаг 5. Хранение мелочей

Как бы вы ни старались, различные мелочи все равно будут скапливаться на вашем рабочем столе. Вместо того, чтобы фанатично следить за ними, заведите небольшой поднос, миску или любую другую ёмкость, куда вы будете их сбрасывать. Главное - все же перебирать ее время от времени.

Шаг 6. Усмирение проводов

Мы уже подсказали вам про беспроводную зарядку для телефона, но это явно не единственный кабель, который будет вас беспокоить. Добавьте к оснащению вашего рабочего стола специальные органайзеры для проводов. Если провода слишком длинные, скрутите лишнюю длину колечками и скрепите зажимом для бумаг - как на фото ниже. Можно даже приклеить цветные стикеры к проводам и подписать их: отличный лайфхак не только, чтобы не запутаться в однотипных шнурах, но и существенно повышающий шанс вернуть свое имущество после того, как вы одолжили его коллегам.

Шаг 7. Справочные документы рядом

Если у вас в работе есть документы, с которыми вы все время сверяетесь (инструкции, таблицы - что угодно), важно, чтобы они были легко доступны и не терялись в других бумагах. Организуйте место для этих «справочников» на стене около рабочего стола или в настольном органайзере. Для пущего эффекта можно пометить этот документ ярким стикером, положить в уникальную папку или заключить в рамочку.

Шаг 8. Вдохновляющий декор

Декору на рабочем столе - быть! Даже если вы ярый минималист, 1-2 вещи сделают все только лучше. Здесь важно выдержать баланс: декор должен вдохновлять, но при этом не отвлекать. А еще его должно быть ровно столько, чтобы оставалось место не только для полезных вещей, но и для пустого пространства. Самым полезным декором признаны горшечные растения или цветы в вазе - они снижают нервное напряжение аж на 37%!

Также хороши мотивирующие открытки и постеры, любимые кружки, а канцелярия, которую не стыдно выложить в инстаграм, будет не только вдохновляющей, но и полезной. Если ваш стол стоит у стены, используйте это пространство не только для навесных органайзеров, но и для или красивых досок для записи планов и идей.

Шаг 9. Вечерний ритуал

Порядок недостаточно один раз создать, его нужно поддерживать. Для этого поможет ритуал, который важно совершать перед уходом домой:

• рассортируйте вещи по органайзерам;
• очистите стол от всего лишнего;
• протрите его тряпочкой с чистящим составом (храните его в столе);
• опустошите мусорную корзину;
• помойте чашку.

Подумайте, с чего вы начинаете свой день, поскольку то, как вы проводите рабочее утро - хороший показатель качества остального дня. Если вы сперва записываете дела в блокнот, пусть он лежит перед клавиатурой с закладкой на нужной странице и красивой ручкой рядом. Если проверяете почту, пусть ничто не встает на пути между вами и компьютерной мышью. Привыкли начинать утро с кофе? Поставьте кружку на самом видном месте.

Шаг 10. Повторять раз в квартал

Создайте еще один ритуал, который проводится 4 раза в год: вашему столу все равно понадобится генеральная уборка. Чтобы не забывать о ней, можно ставить напоминания и пометки в календаре, но как нам кажется, гораздо приятнее приурочить уборку к началу нового времени года. В первый рабочий день весны или осени радуйте себя свободным, как чистый лист, столом.

Мы проводим большую часть своей жизни на работе, поэтому очень важно, чтобы рабочее пространство было организовано, и мы чувствовали себя комфортно сидя за столом в офисе. Хаос и беспорядок может привести к тому, что мы будем тратить драгоценные минуты на поиск нужного документа или договора. Психологи склоняют нас к тому, чтобы на столе было поменьше вещей и бумаг. Те документы, к которым вы обращаетесь реже, нужно хранить в ящиках или на полках в специальных папках. Таким образом, вы неосознанно делаете шаг в сторону успеха и благополучия.

Если на рабочем месте все лежит на своих местах, и вы точно знаете, где лежит тот или иной документ, то вы даете себе свободу действий. В процессе работы человеку намного легче сосредоточиться и все идет будто по маслу. В противном случае, когда на столе царит хаос и кипы разложенных бумаг мешают записать что-то важное, мы начинаем нервничать и наше настроение отражается на работе. Такое положение вещей снижает работоспособность, и вряд ли в ближайшем будущем вы получите желаемое повышение.

Многие не замечают, что уделяют слишком большое внимание личным предметам. Это могут быть семейные фотографии, сувениры, привезенные с отдыха. Такие приятные мелочи создают особую атмосферу тепла и уюта. Однако не стоит слишком загромождать пространство. Отдых и расслабление наступает тогда, когда мы покидаем пределы офиса. На работе же все должно мотивировать к повышению производительности труда. Бывает так, что мы не замечаем как в середине рабочего дня, когда на носу важное совещание, слишком замечтались глядя на дорогие сердцу фотографии. Получается, что вы тратите время впустую, когда как все силы должны быть направлены на успешное завершение начатого дела.

Если человеку удастся расставить все по своим местам и убрать ненужное в дальний ящик, то ему будет легче справиться с внутренней рассеянностью. Хаос способствует повышению негативного восприятия жизни. Некоторым знакомо чувство, когда все буквально валится из рук, и вы не можете сконцентрировать свое внимание на важном вопросе. Может быть, это сигнал к тому, чтобы сделать генеральную уборку в рабочем кабинете? Порядок на рабочем столе способен избавить от психологического разлада и дает необходимые силы на то, чтобы свернуть горы. Лучше брать пример со стран Азии. Там жители очень трепетно относятся к организации пространства вокруг себя, потому что верят, что ненужные вещи, разбросанные невпопад, мешают свободной циркуляции положительной энергии.

Порядок необходим словно воздух. И мало кто задумывается, какое большое значение он имеет для успешной работы. Когда на столе нет минимального свободного пространства, а канцелярские принадлежности разбросаны по всей его поверхности, то в нас неосознанно включается протест. Можно представить себе, сколько негативных эмоций возникает на почве того, что мы не можем долгое время найти какую-то вещь или документ. В качестве результата человек начинает срывать свое зло на коллегах по работе. Приходится тратить время на поиски, когда можно с головой погрузиться в работу.

Анастасия Уколова

Однажды я был свидетелем следующей истории: в один офис пришел посетитель на назначенную встречу с корреспондентом.

Ему доложили, что корреспондента нет на месте: как выяснилось впоследствии, его просто не заметили за грудой бумаг, возвышающейся на рабочем столе. В результате тот потерял возможность получить интереснейший материал для публикации.

Когда его в конце концов уговорили выбросить со стола лишнее, он обнаружил, что почти все документы из той кипы устарели и потеряли ценность.

Многие из нас пришли бы шок, если бы составили полный список содержимого своего письменного стола.

Давайте составим перечень типичного хлама, который обычно скапливается в офисе:

Вестник потребительского спроса за 1992 год

Стакан с высохшими маркерами и огрызками карандашей

Коробка визитных карточек с устаревшими телефонными номерами

Перчатка, оставленная одним из посетителей (никто не помнит, кем и когда)

Именная дощечка, подтверждающая, что вы были членом Торгово-промышленной палаты СССР в 1986 году

Руководство по эксплуатации к старому программному обеспечению

Демонстрационный видеоролик оборудования, которое вы так и не купили

Вышедшие из строя дискеты

Маленькие металлические коробочки с запасными частями для авторучек, в то время как вы не пользуетесь авторучками

Высохшие картриджи для принтера

Мы все хотим сначала сделать лучше этот мир, общество, нашу компанию, наших коллег и только потом себя, не так ли? Догадываетесь, на что я намекаю? Если мы поработаем над собственными недостатками, многие «их» проблемы исчезнут.

Многочисленный хлам и хаос вокруг нас - наша личная проблема, поэтому чтобы облегчить свой труд, наведите порядок на вверенной вам небольшой территории. Вот десять основных зон, на которые следует обратить внимание в первую очередь:

1. Ваш бумажник и карманы

2. Ваш портфель

3. Ящики письменного стола

4. Коробки с файлами

5. Выдвижные лотки и рабочий стол

6. Книжные полки

7. Жесткий диск вашего компьютера и коллекция дискет

8. Библиотека

9. Архив офиса

10. Ваш автомобиль

Вы удивитесь, какой эффект произведут ваши действия на окружающих и как преобразится ваше рабочее место.

Письменный стол - ваш лучший друг в офисе, потому относитесь к нему соответствующе. В нем помещается все: от канцелярских принадлежностей до секретных материалов и бумаг. Очень часто мы не уделяем ему достаточно внимания до тех пор, пока не захламим до предела. Действительно важные вещи приходится с трудом втискивать в ящики, после чего мы забываем, куда их положили, и не можем найти. Помните о том, что ваш стол - это не архив, а пространство, которым вы активно пользуетесь. Я обычно ликвидирую беспорядок во время телефонных разговоров: сортирую и переставляю предметы, ненужное выбрасы ваю, в итоге по окончании разговора свободного пространства для работы становится больше.

В процессе сортировки я обнаруживаю кучу бесполезных бумаг, несколько ржавых скрепок для бумаг, пару закостенелых ластиков, колпачки от ручек и ручки без чернил. (Прибавьте сами к этому перечню разделители для бумаг, файлы, или маленькие пустые коробочки, которые вы храните «на всякий случай».)

Дома мы ежедневно выбрасываем около килограмма мусора. Можно только удивляться тому, как много отходов мы создаем. Смею вас уверить: многие из нас избавляются от хлама не каждую неделю и даже не каждый месяц, а в лучшем случае раз в год. Будет лучше, если мы будем очищать наше рабочее пространство (письменный стол, диван для посетителей, пол, автомобиль) ежедневно!

Идея переработки отходов очень популярна в наши дни. Сортируйте использованные бумаги, и это быстро войдет в привычку. Офис от этого станет только лучше.

Представьте себе, что вы пришли в больницу, где врачи и медсестры редко убирают использованный материал и инструменты после операций. Под столами и в углах валяются окровавленные бинты и упаковки от таблеток, использованные шприцы, осколки костей и фрагменты удаленных частей тела. Вы придете в ужас от увиденного, и ваше мнение об этой больнице резко ухудшится. С нашим рабочим местом происходит то же самое, когда мы не убираем за собой бумаги и письменные принадлежности, с которыми закончили работать.

По завершении работы следует освободить стол от всего, что с ней связано: что-то отправить по почте или отнести в соседний кабинет, положить в файл или в корзину для мусора, - куда угодно, только прочь с вашего рабочего места. Каждый раз продираться сквозь старые бумаги и вскарабкиваться на вершину горы хлама - не самое приятное занятие, и к тому же отнимающее массу времени.

Если мы будем позволять вещам накапливаться, темп работы существенно снизится, дела пойдут из рук вон плохо.

Есть один очень действенный метод, позволяющий сделать работу в офисе более простой. Он заключается в том, чтобы начать избавляться он ненужного хлама и мусора прямо сейчас. Когда вещь потеряла актуальность, сломалась или разонравилась вам, выбрасывайте ее или немедленно найдите ей применение. Определитесь с судьбой этой вещи сию же минуту и увидите, как возрастет эффективность вашей работы.

Не так давно перед нами маячила соблазнительная перспектива: «общество без бумаги». Мы представляли себе, как на замену грудам и кипам бумаг придут электронные записывающие устройства, компьютерные экраны и специальные системы, усваивающие информацию. На дворе XXI век, и что мы имеем в итоге? Если раньше в каждом офисе можно было насчитать двадцать тонн бумаги, теперь - только пятнадцать. Пространство офиса по-прежнему заваливается бумагой, и происходит это незаметно, например, вот так:

Несколько лет назад в рамках каждой сферы бизнеса выпускалось два или три профессиональных журнала, сегодня от пяти до двадцати, или даже больше.

Раньше счета за коммунальные услуги приходили на одной карточке. Теперь каждый счет приходит в отдельном конверте, и каждый конверт содержит несколько бланков.

Самое простое присланное по факсу сообщение (включая титульный лист) насчитывает от двух до восьми листов бумаги.

Число разнообразных каталогов за последние несколько лет увеличилось по меньшей мере в четыре раза.

Число купонов, флаеров, брошюр увеличилось в десять раз, так как их стало проще распространять.

Когда в течение дня вы получаете бумаги, не имеющие прямого отношения к вашей работе, складывайте их в стопку, не отвлекаясь от текущих дел.

Это нормально, так как далеко не все документы, попадающие к вам на стол, могут потребоваться для выполнения сегодняшнего объема работы, поэтому лучше временно отложить их в сторону.

Часть бумаг вы можете захватить с собой, когда уходите из офиса, чтобы разобраться с ними дома.

Не оставляйте кипу «потенциального мусора» на письменном столе: она будет только увеличиваться, внушая еще больший страх.

Купите вместительный портфель! Когда он наполнится бумагами, вам придется начать их разбирать.

Это хорошо для вас, для груды бумажек, и для тех, кто эти бумажки распространял:

Мы можем запросто пропускать через себя больше, чем сто страниц бумаги в день, если только не работаем в печати: в этом случае мы вынуждены иметь дело с большим объемом страниц. Смело расправьтесь с лишними бумагами!

Дв а волшебных слова, помогающих справиться с ворохом бумаг: «Отказ от…» (Отказ от подписки, членства, кредитных карточек).

Исследования показали, что по меньшей мере 80% бумаг, подшиваемых в файлы, оказываются ненужными и лежат мертвым грузом. Поместив их в папки, мы никогда больше в них не заглядываем.

Большинство этих пожелтевших листов устарели и потеряли актуальность, однако продолжают занимать значительную часть офисного пространства. Ненужные документы доставляют нам неудобства: по их вине теряются важные бумаги, они являются причинами всевозможных ошибок и промедлений в работе.

Наведите порядок в файлах как можно скорее и, держу пари, вы уменьшите содержимое архива по меньшей мере на треть. (Посмотрите также рекомендации под заголовком «Хранение данных » из главы №8.)

Каждый человек, работающий за письменным столом, хочет, чтобы у него было больше пространства для работы. Казалось бы, эту проблему так легко решить, убрав со стола все предметы! Однако это не выход: ваше рабочее пространство вскоре снова будет равняться десяти квадратным сантиметрам, вне зависимости от размеров стола.

Даже если вы выполняете по тридцать поручений в день, оставляйте на рабочем столе только то, что относится к одному или двум текущим проектам, для прочих организуйте отдельное место. Не надо держать остальные двадцать восемь под носом или под локтями, они будут только мешать вам и отвлекать внимание.

Ка к только вы закончите дело, над которым сейчас работаете, уберите с письменного стола все, что имеет к нему отношение. Придумайте сами, где лучше хранить неактуальные проекты до тех пор, пока они не понадобятся снова.

Вы также можете переадресовать кому-либо из коллег проект, от которого хотели бы избавиться

Правило №1: Храните на рабочем столе материалы, относящиеся исключительно к текущим проектам. Долгосрочные или «замороженные» проекты следует переложить со стола в ящик, на полку или куда-нибудь еще. Расчистите дорогу, по которой вам придется идти сегодня или в ближайшие несколько недель.

Правило №2: Подшейте все листки в подходящие по размеру файлы. Поверх файла сделайте четкую надпись, что за бумаги в нем находятся. Если вы наклеите на все файлы ярлыки, будет легче рассортировать их по темам, и нужный документ вы найдете впоследствии не с шестой, а лишь со второй попытки. Кроме того, бумаги, собранные в файлы, занимают меньше места на столе.

Правило №3: Держите на столе только один лоток для поступающих документов, и не более того (смотри также главу № 8).

Правило №4: Помните о том, что уборщики офисных помещений придерживаются следующего правила: «Если на рабочем столе порядок, мы протираем с него пыль, если же он захламлен, то мы предполагаем, что все лежащие на нем предметы - личные и нужные вещи, и не будем их трогать».

на несколько недель, передав ему все соответствующие материалы. Это освободит ваш стол. Поручите его человеку, который имеет привычку «растягивать дела», из-за чего в офисе его шутливо называют «черной дырой» или «Бермудским треугольником ».

Офис - это рабочая площадка, а не склад, музей или магазин. Другими словами, офис - не место для хранения товара или памятных вещей. Мы можем без труда разделить предметы, находящиеся в нашем офисе, на две группы: предметы «первой необходимости» и предметы «второй необходимости ».

Держите предметы «первой необходимости » (те, которыми пользуетесь постоянно) рядом с письменным столом или на нем.

Предметы «второй необходимости» храните в доступном месте, но не перед собой: в коробках или папках с ярлыками, по которым можно быстро понять, что где находится. Так вы избежите долгих поисков и путаницы.

Нe храните бумаги на полу, там они могут стать влажными, и их придется выбросить!

Мы живем в третьем тысячелетии, и картонные коробки (которое промокают, мнутся, и могут быть прогрызены мышами) ушли в прошлое. Для хранения бумаги используйте современные плас тиковые контейнеры, а не старые картонные коробки.

Пластиковые контейнеры бывают самых разных размеров, имеют приятный внешний вид, им не страшны ни грызуны, ни влага, они легко закрываются и открываются.

Каталоги офисного оборудования, пестрящие яркими красками, изобилующие соблазнительными описаниями, бессмертны. Реклама офисного оборудования и мебели настолько искусно продумана и столь привлекательна, что мы готовы купить все, что она нам предлагает. Здесь представлена каждая деталь офисной обстановки, всевозможные аксессуары, которые только можно себе вообразить: стенды, полки, подставки, вешалки, лотки, устройства для сортировки бумаг, проекторы, органайзеры, часы, ящики, лампы, рабочие столы с разноцветной поверхностью, помогающие координировать работу. Избегайте одного из «смертных грехов» офисных работников: алчности. Возможно, на самом деле вы не нуждаетесь в той вещи и даже не задумывались о ней до того, как. приобрели каталог.

На Западе есть специальность «профессиональный организатор». Он помогает клиентам навести порядок в комнатах и офисах, в бумажных и электронных файлах, а также разработать персонализированную систему планирования.

Лиза Заслав (Lisa Zaslow) - один из таких специалистов.

Исследования показывают, что в среднем человек теряет час в день из-за дезорганизации. При этом люди ужасно раздражаются, когда что-то не могут найти. А ведь для того, чтобы навести порядок, требуется гораздо меньше времени.

Лиза Заслав

Правило 1. Расставьте всё правильно

Монитор должен находиться на уровне глаз и на расстоянии 43–45 см от вас.

Располагайте часто используемые предметы, например телефон или канцелярские принадлежности, со стороны преобладающей руки. Это удобно: не нужно тянуться, сваливая всё вокруг.

Правило 2. Используйте канцтовары рационально

Вам действительно нужны 10 ручек, нож для бумаг и степлер каждый день? Держите на столе только те канцелярские принадлежности, которыми пользуетесь ежедневно. Остальное сложите в пенал и уберите в стол, а лучше куда-нибудь подальше.

Встав из-за стола за карандашом или скрепкой, вы на время выключите мозг от проекта, над которым работаете. Это позволит взглянуть на него под новым углом, когда вы вернётесь.

Эмми Трейгер (Amy Trager), профессиональный организатор из Чикаго

Другой эксперт, Эндрю Меллен (Andrew Mellen), подчёркивает, что лучше, когда сотрудники хранят запасы офисных канцтоваров в одном месте (общий комод или стеллаж), а не каждый по своим ящикам.

Правило 3. Пользуйтесь стикерами для заметок без фанатизма

Обклеивать монитор разноцветными бумажками, как доску объявлений, не полезно и не продуктивно.

Когда напоминалок слишком много, они бесполезны.

Эмми Трейгер

Будьте умеренны - делайте стикеры только с важными краткосрочными напоминаниями.

Правило 4. Не переборщите с личными вещами

Важно соблюдать баланс между профессиональной и личной жизнью на рабочем месте. Это трудно.

Семейные фотографии, сувениры с отдыха и другие приятные мелочи греют душу и поднимают настроение в течение рабочего дня. Однако чересчур памятные вещи, вызывающие бурю воспоминаний, слишком отвлекают.

Взгляд скользит по предметам, а мозг обрабатывает информацию, даже если мы не осознаём этого.

Лиза Заслав

Держите на рабочем столе не больше трёх личных вещей.

Правило 5. Регламентируйте «общение» с электронной почтой

Email - это по-прежнему . Но он может нанести удар по продуктивности, если постоянно отвлекаться на письма.

Лайфхакер и профессиональные организаторы : проверяйте почту два раза в день в определённые часы. Всё остальное время должно быть занято работой.

Да! И отключите уведомления, чтобы не разрушать состояние потока.

Правило 6. Оставляйте свободное место для бумажной работы

Порой рабочий стол настолько загружен, что негде расписаться или составить документ от руки.

Имейте справа или слева (в зависимости от того, правша вы или левша) ничем не занятый островок. Не обязательно большой - для бумажной работы вполне достаточно прямоугольника 30 × 40 см.

Правило 7. Упорядочьте рабочие процессы

Не держите под рукой документы, не относящиеся к текущей работе. Когда стол завален бумагами по позапрошлому, прошлому, настоящему и будущему проектам, наступает хаос. Чтобы избежать этого, эксперты рекомендуют группировать документы по папкам:

• важные и срочные;
• срочные и неважные;
• важные и несрочные;
• несрочные и неважные.

Храните эти папки в специальном органайзере, а не в стопке друг на друге, чтобы упростить документооборот.

Правило 8. Наводите порядок как можно чаще

Беспорядок помогал творить и . Но такие примеры единичны.

На большинство людей , снижая концентрацию и продуктивность. Регулярно задавайтесь вопросом, все ли предметы на своих местах на вашем столе?

Даже если человек не замечает беспорядка, он всё равно влияет на него.

Эндрю Меллен

Для наглядности мы выразили описанные хаки в графике. Распечатайте и повесьте НАД рабочим столом.